Nutzungsregeln

Regeln für die Nutzung des Vereinsheims

Stand 1. Februar 2018

Der Vorstand des Kleingärtnervereins begrüßt die Mieter als Gäste in seinem Vereinsheim und freut sich, wenn Sie sich hier wohl fühlen.
Damit bei Ihrer Veranstaltung alles gut abläuft, müssen erfahrungsgemäß einige Dinge näher erläutert werden. Es könnten sich sonst Missverständnisse und daraus Probleme ergeben. Bitte lesen Sie daher die folgenden Seiten gut durch und lesen Sie sie bitte nochmal kurz vor Ihrer Feier.

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Themen-Übersicht

  1. Mietobjekt
  2. Mietdauer
  3. Kaution für Schäden und für die Reinigung
  4. Hauswart
  5. Umgebung des Vereinshauses
  6. Getränke und Speisen
  7. Reinigung
  8. Gewährleistung
  9. Schlüsselübernahme
  10. Schlussabnahme
  11. Sorgfaltspflicht
  12. Ansprechpartner
  1. Mietobjekt
    1. Unsere Kleingartenanlage mit dem Vereinshaus liegt an der Moltkestraße, in ruhiger Lage, etwas versteckt hinter einem bewaldeten Lärmschutzwall. Damit Ihre Gäste unser Vereinsheim leicht finden, geben Sie ihnen am besten den Hinweis, auf der Moltkestraße stadtauswärts in Richtung Kraftwerk zu fahren: Kurz hinter der Schule steht am linken Straßenrand das gelbe Orts­ausgangs­schild. Genau da gegenüber zweigt rechts ein kleiner Weg ab. Dieser führt direkt zu unserem Parkplatz.
    2. Das Vereinshaus verfügt über 45 Sitzplätze. Zur Ergänzung können die weißen Gartenstühle aus dem überdachten Freisitz herangezogen werden. Weitere Gäste finden Platz unter den Überdachungen vor und hinter dem Haus.
    3. Die Mietvereinbarung für das Vereinshaus umfasst die gesamte Einrichtung, auch das vom Mieter und seinen Gästen mit genutzte Umfeld vom Haupttor der Gartenanlage bis zum Ende des Kinderspielplatzes.
    4. Der Verbrauch an Energie und Wasser wird zu den Selbstkosten des Vereins berechnet. Putzmittel und Hygienepapiere sind mitzubringen.
    5. Die Hälfte des vereinbarten Mietpreises wird als Anzahlung etwa zwei Wochen nach dem Abschluss der schriftlichen Mietvereinbarung fällig und vom Gast auf das Konto des Vereins überwiesen. Der Restbetrag sollte, in einem Betrag zusammen mit der Kaution, eine Woche vor der Veranstaltung auf dem Vereinskonto eingetroffen sein.
  2. Mietdauer
    1. Die Mietvereinbarung bezieht sich auf die eintägige Nutzung des Vereinshauses einschließlich der Vorbereitungszeit und einschließlich der Zeit für das Aufräumen und Saubermachen am Vormittag des Folgetages. In aller Regel drängt jedoch kein nachfolgender Vermietungstermin. Dann können diese Arbeiten auch in mehr Ruhe stattfinden.
    2. Allerdings sollten die Gäste den Eindruck vermeiden, dass sie ihre eintägige Feier auf mehrere Tage ausdehnen. Dazu gehört, dass während der Aufbau- und Aufräumarbeiten keine laute Musik abgespielt wird. Sollten die Mieter tatsächlich ihre Feier verlängern wollen, klärt und entscheidet der Hauswart, ob dies möglich ist.
  3. Kaution für Schäden und für die Reinigung
    1. Zur Absicherung von kleineren Schäden überweisen Mieter eine Kaution. Der Kautionsbetrag wird nach der Endabnahme und Schlüssel-Rückgabe umgehend auf das Konto des Gastes zurück überwiesen, vorausgesetzt, es sind keine größeren Schäden aufgetreten und zu berechnen.
    2. Vor der Rückzahlung werden von der Kaution die Energie- und Wasserkosten abgezogen, ebenso Ersatz für kleinere Schäden, wie beispielsweise Glas- und Geschirrbruch. Auch Kosten notwendiger Nacharbeiten bei der Reinigung würden gegebenenfalls in Abzug gebracht.
  4. Hauswart
    1. Wenn die unterschriebene Mietvereinbarung und die Anzahlung beim Verein ein­gegangen sind, ist der Termin für beide Seiten der Mietvereinbarung verbindlich reserviert.
    2. Von da ab wird der Hauswart für die Betreuung unserer Gäste zuständig. Eine Woche vor der Feier nimmt der Gast telefonisch Kontakt zum Hauswart auf. Dessen Telefon­nummern stehen auf der Mietvereinbarung. Mieter und Hauswart verabreden miteinander den genauen Zeitpunkt der Schlüssel-Übernahme. Sofern alle Zahlungen des Mieters auf dem Vereinskonto eingegangen sind, übergibt der Hauswart die Schlüssel und nimmt bei deren Rückgabe das Vereinshaus ab.
    3. Der Hauswart oder sein Stellvertreter ist Ansprechpartner für den Mieter und steht für Rückfragen während der ganzen Mietdauer telefonisch zur Verfügung. Er informiert den Mieter gegebenenfalls auch über andere Telefonnummern, unter denen bei Fragen oder im Notfall sofort Hilfe zu erreichen ist.
      Im Übrigen finden sich die Telefonnummern und andere wichtige Unterlagen auch im Vereinshaus in einem roten Ordner mit der Aufschrift „Informationen für unsere Gäste“.
    4. Der Hauswart handelt im Auftrage des Vereins und hat im Rahmen seiner Aufgabe Weisungsbefugnis.
  5. Umgebung des Vereinshauses
    1. Die Vermietung des Vereinsheims schließt die Nutzung der beiden über­dachten Freisitze vor und hinter dem Vereinshaus gleich mit ein. Dafür können ohne weiteren Aufschlag Tische und Gartensessel (jedoch meist ohne Auflagen) genutzt werden. Auch einen großen Grill stellt der Verein ohne weitere Kosten zur Benutzung bereit.
    2. Auf Wunsch kann gegen eine geringe Nutzungsgebühr eine Tischtennisplatte mit allem Zubehör spielbereit zur Verfügung gestellt werden.
    3. In den Übergangsmonaten kann es abends draußen recht kühl werden. Der Verein stellt den Mietern Heizgeräte zum Anwärmen der Freisitze bereit. Für jedes dieser Tisch-Heizgeräte muss der Verein eine Miete erheben. Ebenso auch die Verbrauchskosten für jede Flasche Heizgas, und zwar unabhängig vom Verbrauch.
      Bitte sprechen Sie dazu bei der Schlüsselübernahme den Hauswart an.
    4. Vorplatz und Spielplatz können von den Gästen mit genutzt werden, bleiben jedoch auch für andere Besucher der Gartenanlage zugänglich.
    5. Der Parkplatz ist vorrangig für die Wagen der Vereinsmitglieder bestimmt. Er kann aber auch in beschränktem Ausmaß von den Gästen des Vereinsheims mit genutzt werden. Darüber hinaus bestehen ausreichend Park­möglichkeiten gegenüber an der Schule.
      Schließlich sei erwähnt, dass wir fast vor der Gartenanlage die Haltestelle „Friedrich-Ebert-Schule“ der Buslinie C 1 von Lünen nach Brambauer haben. Fahrplan- Auskünfte erhalten Sie im Service-Center „Fahrtwind“ in Lünen, Tel. 0 18 06 / 50 40 30.
    6. Strenges Winterwetter mit Frost und Schneefall ist in Lünen relativ selten. Wir müssen den­noch darauf aufmerksam machen, dass die Einfahrt, unser Parkplatz und die Wege in der Anlage nicht asphaltiert sind. Verdichtete Schotterflächen können leider nicht von Schnee und Eis geräumt werden. Wir bitten bei solchen Wetterlagen um besondere Vorsicht, denn der Verein kann bei winterbedingten Unfällen keine Haftung übernehmen.
  6. Getränke und Speisen
    1. Es gibt in unserem Vereinshaus keine Verpflichtung zur Abnahme von Getränken. Der Mieter kann selbstverständlich seine eigenen Speisen und Getränke mitbringen oder liefern lassen. Zur Kühlung stehen die vorhandenen Kühlschränke sowie auf Wunsch auch ein Tiefkühlschrank zur Verfügung.
    2. Der Verein hat in der Getränke-Ausgabe eine Zapfanlage mit Durchlaufkühler installiert, die die Mieter nutzen können. Der Anschluss ist für Dortmunder und Sauerländer Bierfässer geeignet.
    3. Aus Hygienegründen erfordert die Inbetriebnahme jedoch besondere Sorgfalt,
      denn die Erfahrung hat gezeigt, dass sich in nicht laufend gebrauchten Zapfstellen möglicherweise Keime bilden. Der Hauswart ist damit vertraut und beauftragt, die Anlage bis zur einwandfreien Funktion anzufahren. Er informiert dabei den Mieter, wie weitere Fasswechsel gehandhabt werden können.
    4. Für die Nutzung der Zapfanlage einschließlich der benötigten Kohlensäure stellen wir einen Einmalbetrag in Rechnung. Bitte sprechen Sie bei der Schlüsselübernahme darüber mit dem Hauswart.
  7. Reinigung
    1. Die Endreinigung des Vereinshauses übernimmt in aller Regel der Vermieter. Sein direktes Umfeld (über­dachte Freisitze vor und hinter dem Vereinshaus ) werden nicht nur besenrein, sondern vollständig sauber zurückgegeben, so dass der nächste Nutzer ohne eine Zwischenreinigung durch den Verein unmittelbar übernehmen kann. Stellt es sich heraus, dass Nacharbeiten erforderlich sind, dann ist der Hauswart gehalten, ent­sprechende Abzüge von der Kaution einzubehalten.
    2. Falls die Mieter die Reinigung (über­dachte Freisitze vor und hinter dem Vereinshaus) nicht selbst durchführen wollen oder können, sollte sehr frühzeitig der Hauswart angesprochen werden. Er wird um eine Lösung bemüht sein und sich umhören, ob jemand vom Verein dafür zur Verfügung stehen kann. Gleiches gilt auch, wenn Sie Hilfe an der Getränkeausgabe wünschen.
    3. Der Verein kann hier nur vermittelnd aktiv werden. Mieter und Reinigungshelfer sprechen direkt untereinander ab, von wem und wann welche Arbeiten ausgeführt werden und vereinbaren dann eine Entschädigung.
    4. Für die Müll-Entsorgung gilt: Papier, Altglas, Müll und kompostierbare Reste werden entsprechend der Abfall-Satzung der Stadt Lünen vom Mieter getrennt und ordnungsgemäß entsorgt.
  8. Gewährleistung
    1. Für die Mietdauer von der Schlüssel-Übernahme bis zur Rückgabe übernimmt der Mieter die Haftung gegenüber seinen Besuchern. Er übernimmt auch die Verantwortung für das Vereinshaus mit allem Inventar und auch für dessen Umfeld. Ebenso für sein im Vereinshaus befindliches Eigentum und das seiner Gäste.
      Der Verein ist zwar gegen Feuer und Einbruchdiebstahl versichert. Jedoch werden dabei im Schadensfall nur vereinseigene Gegenstände erstattet, denn Fremdeigentum kann vom Verein nicht mit versichert werden.
    2. Zum Schutz des Vereinseigentums und der im Vereinshaus befindlichen Gegen­stände unserer Gäste wird das Vereinsheim streng nach den gesetzlichen Regeln video-überwacht. Die Einstellung gewährleistet, dass Besucher und Gäste nicht gefilmt werden.
    3. Bei Festen gehen erfahrungsgemäß gelegentlich Gegenstände verloren. Manchmal entstehen versehentlich Schäden am Haus, an der Einrichtung oder im Umfeld. Oftmals sogar, ohne dass der verantwortliche Mieter dies überhaupt gewahr wird.
      Alle Schäden, die während der Mietdauer entstehen, und alle Verluste gehen zu Lasten des Mieters, sofern sie nicht auf technisches Versagen der vereinseigenen Geräte zurückzuführen sind. Nicht im Mietpreis enthalten sind demnach Schäden aller Art, die durch die Nutzung entstanden sind. Für diese kommt der Mieter auf. Vorsorglich sollte er rechtzeitig seinen Versicherungs­schutz überprüfen.
    4. Die Mieter werden gebeten, Schäden an den technischen Einrichtungen des Hauses unmittelbar telefonisch dem Hauswart zu melden. Dieser versucht dann, eine Lösung zu finden, damit die Veranstaltung nicht beeinträchtigt wird.
    5. Eine Aufstellung gibt Auskunft über die Zahl und die Abmessungen der vorhandenen Tische und Stühle. Zur Vermeidung von Schäden und Verlusten sollten das Mobiliar des Vereins­hauses, seine Einrichtungs­gegenstände und die Ausstattung nicht außerhalb des Hauses gelagert werden. Es ist jedoch möglich, Tische und Stühle unter den Freisitz zu stellen und dort zu benutzen. Zum Ende der Feier und vor der Schlüssel-Rückgabe wird der Mieter selbstverständlich alle Einrichtungsgegenstände und die Ausstattung wieder ins Haus zurück bringen und so aufstellen wie er sie vorgefunden hat.
    6. Im Winterhalbjahr schaltet der Hauswart bei der Schlüsselübergabe die Heizung ein. Sie läuft vollautomatisch und die Einstellung sollte nicht geändert werden. Danach brauchen zur Regulierung der Temperatur nur die Thermostatventile an den Heizkörpern eingestellt zu werden.
    7. Für das Befestigen von Dekorationen sind oben an den Wänden bereits Haken vorgesehen. An anderen Stellen wird der Mieter keine zusätzlichen Halterungen anbringen. Die im Vereinshaus befindlichen Urkunden und Bilder werden vom Mieter nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Hauswarts abgehängt. Die angebrachten Dekorationen sind nach der Feier wieder zu entfernen.
    8. Wegen der großen Brandgefahr in einem Holzhaus kann die Feuerwehr das Anzünden von Kerzen nur in Windlichtern oder standfesten Gläsern gestatten.
      Auch offenes Feuer und das Abbrennen von Feuerwerk ist in der Gartenanlage untersagt. Es ist viel zu gefährlich, da die Häuser und Zäune mehrheitlich aus Holz bestehen und auch trockene Pflanzen und Laub leicht entflammbar sind.
    9. Der Mieter trägt allein die Verantwortung und wird selbst bedenken, ob er irgend­welche behördlichen Genehmigungen einholen oder GEMA-Gebühren zahlen muss.
    10. Im Vereinshaus ist die vereinseigene Stereoanlage installiert, jedoch kann diese vereins­fremden Gästen leider nicht zur Verfügung gestellt werden, da Schäden an der Elektronik bei der Übernahme und -rückgabe nicht sofort erkennbar sind.
    11. Die Mast-Lampen, die die Wege und den Parkplatz in der Gartenanlage beleuchten, schalten sich aus Gründen der Energie-Einsparung jeden Abend schon um 21 Uhr automatisch aus. Die meisten Veranstaltungen dauern aber länger. Daher ist ein Schalter vorhanden, mit dem die Beleuchtung bis zur Morgendämmerung weiter eingeschaltet werden kann. Der Schalter ist zu finden im rechten Teil des Aushangkastens am Parkplatz, neben dem Eingangstor zur Anlage. Bitte schalten Sie nach Ihrer Feier das Anlagenlicht wieder ab.
    12. Außerdem halten wir für Notfälle eine starke Handlampe an der Wand der Getränke­ausgabe im Vereinshaus bereit.
  9. Schlüsselübernahme
    1.  Der Mieter sollte sich eine Woche vor der Veranstaltung mit dem Hauswart tele­fonisch in Verbindung setzen und mit ihm den Termin für die Schlüsselübernahme ver­einbaren. Dabei sollte auch an genügend Zeit gedacht werden, die die Mieter noch für die Vorbereitungen im Vereinshaus benötigen und die ihnen gerne zur Verfügung gestellt wird.
    2. Bei dem Treffen im Vereinshaus übergibt der Hauswart dem Mieter gegen Empfangs­bestätigung je einen Schlüssel für das Vereinsheim und für das Haupttor zur Anlage. Die Schlüssel dürfen auf keinen Fall weitergegeben werden oder verloren gehen, weil sonst die gesamten Schließanlagen zu Lasten des Mieters ausgetauscht werden müssten.
    3. Bei der Übernahme soll eine gemeinsame Besichtigung des Mietobjekts stattfinden. Dabei wird der Mieter über den sachgerechten Gebrauch der Geräte und der Heizanlage informiert. Gegebenenfalls sollten Mängel auf einem Übernahme­protokoll festgehalten werden, damit diese später nicht dem Mieter angelastet werden.
  10. Schlussabnahme
    1. Der Mieter vereinbart bereits bei der Schlüsselübernahme mit dem Hauswart einen verbindlichen Zeitpunkt für die Endabnahme und Schlüsselrückgabe. Die mit dem Hauswart abgesprochenen Termine sollten unbedingt pünktlich eingehalten werden, denn er hat auch noch andere Verpflichtungen und kann oftmals nicht lange warten.
    2. Hauswart und Mieter überprüfen bei der Endabnahme gemeinsam die Einrichtung und die Ausstattung des Vereinsheims und den Reinigungszustand, auch im Umfeld von Vereinshaus und den Freisitzen.
    3. Der Verbrauch von Strom, Heizgas und Wasser wird durch Ablesung der Zählerstände vor und nach der Feier ermittelt und zu den Selbstkosten des Vereins berechnet. Gegebenenfalls wird über den Verbrauch vereinseigener Getränke und über eingetretene Verluste oder Schäden bei der Schlüssel-Rückgabe zu Wiederbeschaffungs­kosten abgerechnet.
  11. Sorgfaltspflicht
    1. Das Vereinsheim und seine Einrichtung sind für den Verein unersetzlich.
    2. Die Vermietung an Vereinsfremde ist ein Entgegenkommen des Vereins.
      Der Mietpreis deckt in keiner Weise die erheblichen Kosten für die Erstellung und Ausstattung des Hauses und nur zum Teil die Kosten der regelmäßigen Reparaturen, die die Mitglieder aufzubringen haben.
      Daher wird um größtmögliche Schonung gebeten.
    3. Dazu gehört auch, die Kücheneinrichtung sachgerecht zu nutzen.
      Beispielsweise ist der Elektroherd ungeeignet zum Kochen für eine ganze Gästegruppe. Er ist vornehmlich bestimmt für das Warmhalten oder Aufwärmen von Speisen in Töpfen mit geschliffenem Boden.
    4. Die Pächter der anliegenden Gärten haben der Vermietung zugestimmt unter der ausdrücklichen Voraussetzung, dass sich ihre Belästigung durch Feste und Veranstaltungen in engen Grenzen hält. Daher bittet der Verein darum, dass sich die Gäste entsprechend verhalten. Vor allem können unter den überdachten Freisitzen keine Lautsprecher einer Musikanlage aufgestellt werden, da dies die Ruhe in der ganzen Anlage stört.
    5. Die Mieter werden gebeten, nach der Veranstaltung alle Blendläden vorzulegen und an jedem alle drei Riegel vorzuschieben. Bitte schalten Sie alle Herdplatten ab, schließen Sie den Haupthahn der Wasserleitung, drehen Sie den Schalter des Warmwasser-Speichers unter der Küchenspüle auf Null und drosseln Sie die Heizungsventile. Zum Schluss schließen Sie bitte sorgfältig alle Türen und Fenster und löschen Sie alle Lichter.
    6. Keinesfalls dürfen jedoch die elektrischen Sicherungen in der Stromverteilung und der FI-Schutzschalter abgeschaltet werden, da sonst die ganze Stromversorgung des Hauses unterbrochen würde. Denn die Abwasser-Entsorgungspumpe muss am Netz bleiben und auch die Heizungssteuerung darf wintertags nicht ausfallen.
      Damit nichts vergessen wird, befindet sich im roten Ordner im Vereinsheim eine Checkliste für die letzten Kontrollen vor jedem Verlassen des Hauses.
  12. Ansprechpartner

Da sich Ihre Ansprechpartner im Kleingärtnerverein gelegentlich ändern, finden Sie
– in unserer Vereins-Homepage unter Kontakt
– im Aushangkasten am Eingang zum Parkplatz
– im roten Ordner im Vereinsheim
immer die aktuellen Namen, Anschriften und Telefonnummern, über die Sie mit uns in Verbindung treten können.

In dieser Zusammenstellung nicht ausdrücklich erwähnte Punkte werden Mieter und Vermieter im Sinne vertrauensvoller und freundschaftlicher Übereinkunft regeln.

Für Anregungen, welche Dinge im Vereinshaus und bei der Vermietung noch verbessert werden könnten, wären wir Ihnen sehr dankbar.

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